2.2.2 Intake: Coachingstraject & Doelen-naar-Daden proces

Intake

Inhoudsopgave

Intake: Coachingstraject & Doelen-naar-Daden proces

Een goede opleiding leert je nieuwe kennis en vaardigheden, maar de beste opleidingen leren je nadenken en implementeren. Het thema van deze module is inmiddels duidelijk: denkkaders om je opgedane kennis effectief toe te passen.

De uitdaging is helder: hoe bouw je een relatie op terwijl je de juiste informatie verzamelt én het gedrag van de cliënt — nu en in de toekomst — positief beïnvloedt?

In dit hoofdstuk leer je twee essentiële raamwerken kennen die we de komende weken vaak gaan gebruiken, en die jij gedurende je hele carrière zult toepassen.

 

We hebben alle kennis uit module 1 hierin verwerkt, samen met onze jarenlange ervaring en die van onze mentoren en rolmodellen. Zoals eerder genoemd, gebruiken we deze raamwerken in de praktijk minder expliciet dan hier beschreven. Tijdens de casuïstiek en praktijklessen zul je echter zien dat alle elementen steeds terugkomen.

 

Je doel is om deze raamwerken eigen te maken door ze eerst te bestuderen, te begrijpen en precies toe te passen. Met de tijd zul je merken dat je ze steeds natuurlijker gaat gebruiken, zonder de kernpunten te verliezen. Dan maak je ze pas echt van jezelf.

 

Laten we erin duiken!

Milo coachingstraject

Stap 1	Kennismakingsgesprek
Stap 2	Intakeformulier
Stap 3	Intakeformulier doornemen en intakegesprek voorbereiden
Stap 4	Intakegesprek
Stap 5	Plan van aanpak
Stap 6	Coachingsgesprekken
Stap 7	Evaluatie

Stap 1: Kennismakingsgesprek

Een kennismakingsgesprek is essentieel voor het opbouwen van vertrouwen en het leggen van een basis voor een succesvolle coach-cliëntrelatie. Onderzoek toont aan dat de kwaliteit van deze relatie een belangrijke voorspeller is van succesvolle gedragsverandering (Horvath & Symonds, 1991; Wampold, 2015). Hierbij is het cruciaal om verwachtingen helder te communiceren en een veilige, open omgeving te creëren waarin de cliënt zich gehoord voelt.

 

Zorg dat het gesprek eindigt met een duidelijke intentie voor de samenwerking: bespreek jouw rol en visie, de rol van de cliënt en de voorwaarden voor het traject. Wees altijd transparant over hoe het traject eruit kan zien en welke kosten hieraan verbonden zijn.

Wat zoek je in een kennismakingsgesprek?

Tijdens dit gesprek focus je op vier belangrijke aspecten: de motivatie van de cliënt, hun verwachtingen van het traject, eventuele zorgen of twijfels, en non-verbale signalen die inzicht geven in hun mindset.

Praktische richtlijnen:

1. Introduceer jezelf en jouw aanpak op een heldere, toegankelijke manier.
2. Schets duidelijk wat de cliënt kan verwachten van de samenwerking en welke inzet er van de cliënt wordt verwacht.
3. Gebruik open vragen om inzicht te krijgen in de behoeften en doelen van de cliënt.
4. Maak er geen overhoring of college van over voeding- en leefstijltheorie.
5. Stuur aan op één van twee uitkomsten:
   ● De intentie en randvoorwaarden voor samenwerking zijn helder. Plan een intakegesprek in en stuur het intakeformulier met de gemaakte afspraken naar de cliënt.
   ● Er is geen intentie tot samenwerking en je neemt afscheid. Eventueel doe je een tijdgebonden aanbod waar de persoon over na kan denken. Zorg altijd voor een duidelijke deadline.

Krachtige voorbeeldvragen:

1. “Wat hoop je te bereiken met dit traject?”
2. “Welke aanpak werkt volgens jou het beste voor jou?”
3. “Zijn er specifieke zorgen waar je hulp bij zoekt?”
4. “Ben jij bereid elke dag één uur te besteden aan het behalen van je doelen?”

5x waarom-methode

Een krachtige methode die je kunt gebruiken tijdens je kennismakings- of intakegesprek. Het helpt je tot de kern te komen en initiële antwoorden te voorzien van meer diepgang of context.

 

Voorbeeld:

Cliënt: Ik wil gewicht verliezen.

 

Coach: Waarom wil je gewicht verliezen?

 

Cliënt: Nou, ik voel me niet aantrekkelijk bij mijn huidige gewicht.

 

Coach: Waarom voel je je niet aantrekkelijk bij je huidige gewicht?

 

Cliënt: Ik pas veel van mijn kleding niet meer, waardoor ik minder mijn best doe om er aantrekkelijk uit te zien en de deur uit te gaan.

 

Coach: Waarom is het belangrijk voor je om je oude kleding weer te dragen en de deur uit te gaan?

 

Cliënt: Mijn vrouw en ik gingen regelmatig samen uit, maar dat gebeurt nu niet meer…

 

Coach: Waarom heb je daar moeite mee?

 

Cliënt: Het lijkt alsof een groot deel van de ‘chemie’ weg is, begrijp je?

 

Coach: En waarom stoor je je daaraan?

 

Cliënt: Ik mis die tijden. Sinds de kids er zijn is alles al zo druk en hectisch. En ik maak me zorgen dat mijn vrouw me niet meer aantrekkelijk vindt. Dus ik denk dat ik vooral iets daarvan weer wil terugkrijgen…

Stap 2: Intakeformulier

Het systematisch verzamelen van gegevens via een intakeformulier helpt om een compleet beeld te krijgen van de cliënt en diens leefstijl. Volgens een meta-analyse van Teixeira et al. (2012) zijn intrinsieke motivatie en zelfeffectiviteit belangrijke voorspellers van succes in leefstijlinterventies. Het intakeformulier kan ook deze factoren in kaart brengen.

 

De reden dat we het intakeformulier vooraf toesturen is tweeledig. De cliënt kan op deze manier rustig nadenken over de verschillende gebieden waarover wij vragen gaan stellen. Dit leidt ertoe dat de antwoorden van een hogere kwaliteit zullen zijn. Ten tweede maakt deze stap de intake zelf krachtiger. Wij kunnen ons namelijk óók beter voorbereiden en veel gerichter het intakegesprek ingaan.

Wat zoek je in een formulier?

Je verzamelt informatie over (eet)gewoonten, beweging, stress, slaap, bereidheid om te veranderen, motivatie en medische achtergrond. Dit helpt om gedragsmatige en omgevingsfactoren te identificeren die verandering kunnen belemmeren of bevorderen.

Praktische richtlijnen:

1. Stel zowel vragen over gedrag zoals gewoonten, triggers en sociale ondersteuning als over de praktische middelen zoals dagindeling, werk, gezinssituatie en bewegen.
2. Vraag expliciet toestemming voor coaching en, indien nodig, medische goedkeuring.
3. Gebruik schaalvragen om motivatie en vertrouwen in verandering te meten.

Stap 3: Intakeformulier doornemen en intakegesprek voorbereiden

Door het intakeformulier zorgvuldig door te nemen kun je kansen en uitdagingen identificeren en een gerichte aanpak voorbereiden. Deze systematische voorbereiding zorgt voor een doelgericht gesprek, wat volgens een review van Michie et al. (2009) essentieel is voor het stimuleren van gedragsverandering.

Wat zoek je in een voorbereiding?

Je identificeert patronen en potentiële obstakels zoals lage motivatie, stressvolle omstandigheden of ontbrekende kennis over voeding. Daarnaast bepaal je waar verdieping nodig is.

 

Je kijkt per domein waar aandacht nodig is en kansen liggen op ‘laag hangend fruit’ of ‘hefbomen’. Een voedingsdagboek kan je laten zien dat de maaltijden uit balans zijn en laag in eiwitten. Een cliënt met een zittend beroep, een inactieve levensstijl en veel stress komt moeilijk in slaap en wordt altijd vroeg wakker.

 

Je staat nog steeds open voor verandering en je hoeft in de intake zelf nog geen advies te geven, maar dit uitwerken zal veel richting geven aan je intakegesprek.

Praktische richtlijnen:

1. Analyseer de informatie op samenhang en opvallende patronen en ‘red flags’.
2. Noteer vragen die je tijdens het intakegesprek ter verduidelijking wilt bespreken.
3. Maak een voorlopige prioriteitenlijst van vaardigheden en acties op basis van urgentie en haalbaarheid.

Stap 4: Intakegesprek

Het intakegesprek biedt ruimte om dieper in te gaan op de informatie uit het formulier en samen doelen te formuleren en realistische verwachtingen te scheppen. Uit onderzoek blijkt dat het stellen van specifieke en uitdagende doelen (Locke & Latham, 2002) en het betrekken van de cliënt bij dit proces, gedragsverandering aanzienlijk bevorderen.

Wat zoek je in een intakegesprek?

Je zoekt naar concrete voorbeelden die de informatie uit het formulier ondersteunen. Daarnaast observeer je de motivatie, betrokkenheid en eventuele weerstand van de cliënt. Dit doe je door middel van het Wens-Doel-Actie model.

Praktische richtlijnen:

1. Gebruik motiverende gespreksvoering (Miller & Rollnick, 2013) om de cliënt te betrekken bij het stellen van doelen.
2. Werk samen aan een heldere formulering van de doelen.
3. Verken mogelijke obstakels en bespreek strategieën om deze te overwinnen.
4. Verken kansen en mogelijkheden door te bespreken wat je cliënt al kan en heeft.

Voorbeeldvragen:

1. “Welke veranderingen zou je als eerste willen aanpakken?”
2. “Wat heeft in het verleden voor jou gewerkt?”
3. “Wat zou jou kunnen helpen om deze doelen te bereiken?”

Stap 5: Plan van aanpak (veranderplan)

Een goed veranderplan vertaalt de inzichten uit de intake naar concrete acties. Een meta-analyse van Armitage & Conner (2001) toont aan dat implementatie-intenties (het koppelen van specifieke acties aan contexten) gedragsverandering significant vergroten.

 

Het is wijs om een nieuwe sessie in te plannen waarin het plan van aanpak besproken wordt. Dit is een adviesgesprek waarin je een plan voorlegt waarin je de mening en wensen van de cliënt meeneemt om samen tot een definitief eerste plan te komen. Het is belangrijk dat de cliënt zelf ‘kiest’ voor het plan om de autonomie zoveel mogelijk te bevredigen.

Wat zoek je in een plan van aanpak?

Het plan moet concreet, haalbaar en afgestemd zijn op de cliënt. Het bevat acties, hulpmiddelen en een planning voor opvolging en evaluatie.

Praktische richtlijnen:

1. Gebruik het Wens-Doel-Actie model om tot een heldere doelstelling te komen met de kansen, bedreigingen en evaluatie in kaart.
2. Gebruik het Doelen-naar-Daden proces om alle informatie terug te brengen naar de juiste vaardigheden en acties die je kunt voorleggen in een voorlopig veranderplan.
3. Plan opvolggesprekken en zorg dat de vorm van evaluatie vastligt.
4. Voer eventuele metingen uit die belangrijk zijn om te bepalen of de doelen behaald worden.

Voorbeeldacties:

1. “Dagelijks twee stuks fruit eten, genoteerd in een app.”
2. “Twee keer per week een wandeling van 30 minuten maken na het avondeten.”

Stap 6: Coachingsgesprekken

Regelmatige coachingsgesprekken bieden ondersteuning bij het behalen van de gestelde doelen. Uit een review van van der Weeghel et al. (2020) blijkt dat continue begeleiding en het bespreken van voortgang essentieel zijn voor duurzame gedragsverandering.

Wat zoek je in een coachingsgesprek?

Je richt je op de voortgang, bespreekt obstakels en moedigt succesverhalen aan. Feedback geven en ontvangen staat centraal.

Praktische richtlijnen:

1. Evalueer regelmatig de voortgang en pas het plan indien nodig aan.
2. Geef positieve feedback om motivatie te versterken.
3. Bespreek uitdagingen en werk samen aan oplossingen.
4. Blijf consistent zo objectief mogelijk metingen uitvoeren.

Stap 7: Evaluatie

Een gestructureerde evaluatie na 8-12 weken biedt inzicht in de voortgang en het succes van de interventie. Meta-analyses zoals die van Funnell & Anderson (2000) benadrukken het belang van reflectie en bijstelling voor het behouden van motivatie en effectiviteit.

Wat zoek je in een evaluatie?

Je beoordeelt de voortgang op basis van de gestelde doelen en bespreekt eventuele aanpassingen voor de volgende fase.

Praktische richtlijnen:

1. Reflecteer samen met de cliënt op de behaalde resultaten.
2. Bespreek het proces van verandering en maak inzichtelijk welke vaardigheden en gedragingen er de afgelopen periode zijn ontwikkeld.
3. Gebruik de metingen om zo objectief mogelijke resultaten te laten zien.
4. Stel nieuwe doelen op voor de volgende fase.
5. Bespreek hoe de cliënt zelfstandig kan blijven werken aan gedragsverandering.

Voorbeeldvragen:

1. “Wat heb je geleerd uit dit traject tot nu toe?”
2. “Welke doelen wil je voor de komende periode stellen?”
3. “Hoe ga je je successen voortzetten in het dagelijks leven?”

Wouter zal je door deze stappen leiden om je een duidelijker beeld te geven van hoe dit in de praktijk werkt.

https://vimeo.com/1052032722?share=copy

Milo Doelen-naar-Daden proces

Tijdens de intake, vooral tussen stap 3 en 4, komt het moment waarop jij als coach belangrijke richting moet bepalen. Hoewel de cliënt zelf tot inzichten en beslissingen moet komen, ben jij de gids die met kennis en kunde de kans op succes maximaliseert. Dit vraagt om een gestructureerde aanpak: doelgericht informatie verzamelen, inzichten aanreiken en duidelijke prioriteiten stellen. Zo kom je tot een concreet plan met effectieve interventies en coaching.

 

Voor velen is dit een grote verandering. We zijn gewend te werken volgens het vraag-en-antwoordmodel: jij als expert hebt de kennis en kunde, de cliënt komt deze halen. Zij stellen vragen, jij geeft antwoorden. Maar we weten inmiddels dat deze aanpak niet het meest effectief is.

 

Met het Doelen-naar-Daden proces krijg je houvast in hoe je vanuit een doel informatie kunt verzamelen en een sterke hypothese kunt vormen. Hiermee bepaal je welke vaardigheden en acties de grootste kans van slagen hebben.

 

Hiervoor hebben we een proces ontwikkeld dat uit verschillende fases bestaat. We nemen hem hieronder van links naar rechts met je door.

Wat is het doel?

Het proces start met het vaststellen van het doel. Dit vormt de context en bepaalt de richting van alle vervolgstappen. Dit hoeft nog geen SMART-geformuleerd doel te zijn, maar wel een duidelijke verwachting van de samenwerking vanuit de wens van je cliënt. Zorg ervoor dat de verwachtingen helder zijn, zodat een wens al meer richting een concrete intentie gaat.

Informatiepunten verzamelen

Om het doel te vertalen naar concrete acties, gebruik je twee belangrijke informatiebronnen:

1. Prioriteiten vanuit de biologie
   Het doel wijst naar de relevante biologische prioriteiten. Bijvoorbeeld: vetverlies eist aandacht voor de energiebalans, terwijl spieropbouw focust op een gerichte eiwitinname en specifieke trainingsbelasting.
2. Red flags uit het intakeformulier
   Bij het analyseren van het intakeformulier identificeer je belangrijke aandachtspunten. Dit kunnen gezondheidsrisico’s zijn die het fundament van de cliënt ondermijnen of cruciale factoren die het succes bepalen.

De vertaalslag: Van informatie naar prioriteiten

Tijdens de voorbereiding van de intake verwerk je deze informatie tot een plan. De analyse richt zich op:

1. Niet-onderhandelbare aspecten: Essentiële elementen die in de interventies of coaching moeten terugkomen om het doel te bereiken. De vorm kan variëren, maar het effect is niet onderhandelbaar.
2. Laaghangend fruit: Kansen voor kleine aanpassingen met groot effect. Dit zijn eenvoudige interventies die snel resultaat opleveren.
3. Hefbomen: Veranderingen die uitdagender zijn, maar bij succes zorgen voor grote vooruitgang op meerdere gebieden.
4. Blokkades: Factoren die het proces kunnen vertragen of belemmeren. Het is essentieel deze obstakels vroeg te herkennen en aan te pakken.

Let op: Dit proces zetten we ook in na de intake om de bovenstaande punten definitief te maken. In de voorbereiding zet je de punten met potlood in je notities – ze zijn dus nog niet definitief. Wees in de voorbereiding nieuwsgierig naar wat de cliënt gaat vertellen, en houd meerdere opties achter de hand zodat de intake een open karakter behoudt.

Psychologische inzichten

Naast de biologische en praktische prioriteiten onderzoek je drie psychologische aspecten:

1. Soort motivatie: Is de cliënt intrinsiek of extrinsiek gemotiveerd? Dit voorspelt de duurzaamheid van de betrokkenheid.
2. Bereidheid om te veranderen: In hoeverre is de cliënt klaar om aan de slag te gaan? Dit varieert van sterke motivatie tot weerstand.
3. Bevrediging van de basisbehoeften: Hoe staat het met de psychologische basisbehoeften (autonomie, competentie en verbondenheid)? Deze zijn essentieel voor blijvende gedragsverandering.

Hoe achterhaal je deze inzichten?

Combineer informatie uit het intakeformulier met een persoonlijk gesprek. Stel open vragen over motivatie, bereidheid en mogelijke kansen of belemmeringen in de basisbehoeften. Gebruik gerichte vragenlijsten zoals de Treatment Self-Regulation Questionnaire (TSRQ) of de Readiness to Change Questionnaire (RCQ) ter ondersteuning.

Het veranderplan

Een effectief veranderplan bevat:

1. Gerichte acties: Deze acties bouwen voort op laaghangend fruit en/of benutten hefboomeffecten richting het doel.
2. Psychologische toetsing: Een beoordeling van de motivatie en bereidheid van de cliënt om de voorgestelde veranderingen door te voeren.
3. Bevrediging van basisbehoeften: Aandacht voor het ondersteunen van autonomie, competentie en verbondenheid.

Hoe je dit proces in de praktijk kunt toepassen

Conclusie

Dit procesmodel biedt een gestructureerde en effectieve aanpak waarin doel, biologie, psychologie en praktische acties samenvloeien. Het resulteert in een plan dat niet alleen de slagingskans vergroot, maar ook perfect aansluit bij de unieke situatie en motivatie van de cliënt.

Bronnen

1. Armitage, C. J., & Conner, M. (2001). Efficacy of the theory of planned behaviour: A meta‐analytic review. British Journal of Social Psychology, 40(4), 471–499. https://doi.org/10.1348/014466601164939
2. Funnell, M. M., & Anderson, R. M. (2000). The problem with compliance in diabetes. JAMA, 284(13), 1709–1709. https://doi.org/10.1001/jama.284.13.1709
3. Horvath, A. O., & Symonds, B. D. (1991). Relation between working alliance and outcome in psychotherapy: A meta-analysis. Journal of Counseling Psychology, 38(2), 139–149. https://doi.org/10.1037/0022-0167.38.2.139
4. Kirk, S. F. L., Penney, T. L., & McHugh, T. L. F. (2012). Characterizing the obesogenic environment: The state of the evidence with directions for future research. Obesity Reviews, 11(2), 109–117. https://doi.org/10.1111/j.1467-789X.2009.00754.x
5. Locke, E. A., & Latham, G. P. (2002). Building a practically useful theory of goal setting and task motivation: A 35-year odyssey. American Psychologist, 57(9), 705–717. https://doi.org/10.1037/0003-066X.57.9.705
6. Michie, S., Johnston, M., Francis, J., Hardeman, W., & Eccles, M. (2009). From theory to intervention: Mapping theoretically derived behavioural determinants to behaviour change techniques. Applied Psychology, 57(4), 660–680. https://doi.org/10.1111/j.1464-0597.2008.00341.x
7. Miller, W. R., & Rollnick, S. (2013). Motivational interviewing: Helping people change (3rd ed.). New York: Guilford Press.
8. Teixeira, P. J., Carraca, E. V., Markland, D., Silva, M. N., & Ryan, R. M. (2012). Exercise, physical activity, and self-determination theory: A systematic review. International Journal of Behavioral Nutrition and Physical Activity, 9(78), 1–30. https://doi.org/10.1186/1479-5868-9-78
9. van der Weeghel, B., van den Brink, R., van Hees, S., & Kroon, H. (2020). Continuity of care for clients with severe mental illness: A narrative review. BMC Psychiatry, 20(1), 1–15. https://doi.org/10.1186/s12888-019-2400-3
10. Wampold, B. E. (2015). How important are the common factors in psychotherapy? An update. World Psychiatry, 14(3), 270–277. https://doi.org/10.1002/wps.20238